Veilig mailen in de zorg? Gewoon met je eigen mailadres.
Veel zorgverleners werken nog met twee mailadressen: één voor gewone mail en één voor veilige mail. Dat betekent twee mailboxen bijhouden en bij elke mail kiezen. Het kan veel simpeler: één adres, gewoon in je eigen Outlook, en veilig waar het moet.
Herken je dit?
Veilig mailen hoort bij de zorg. Maar vaak is het onhandig geregeld.
Twee adressen op je visitekaartje
Eén adres voor gewone mail en één voor veilige mail. Lastig voor jezelf en verwarrend voor patiënten en collega's.
Twee mailboxen in de gaten houden
Veilige mail staat in een aparte omgeving. Dus elke dag extra inloggen om te kijken of er iets binnen is.
Bij elke mail opnieuw kiezen
Moet dit via het veilige adres of mag het gewoon? Eén keer verkeerd gekozen en gevoelige gegevens gaan onbeveiligd de deur uit.
Alleen op de praktijk, of via een VPN
Sommige oplossingen werken alleen op de praktijk of via een lastige VPN-verbinding. Thuis of onderweg even veilig mailen? Dat lukt dan niet.
Waarom is dat een probleem?
Gezondheidsgegevens zijn extra gevoelig. Mail met zulke informatie moet daarom veilig de deur uit; dat staat ook in de norm NTA 7516.
Maar hoe meer gedoe, hoe groter de kans dat het misgaat. Een mail via het verkeerde adres. Een bijlage die toch gewoon wordt verstuurd. Een bericht dat dagen in een vergeten mailbox blijft staan.
Veilig mailen moet dus vooral makkelijk zijn. En dat kan.
Eén adres. Gewoon in Outlook. Veilig waar het moet.
Wij koppelen je Microsoft 365-omgeving aan een gerenommeerde leverancier van veilige mail voor de zorg. Daardoor werkt veilig mailen gewoon in de Outlook die je al gebruikt, met je eigen vertrouwde mailadres.
Je wisselt niet meer tussen mailboxen en je hebt maar één adres op je visitekaartje. Mail naar aangesloten zorgverleners gaat vanzelf veilig. Naar een patiënt verstuur je met één klik veilig.
En het werkt overal: op de praktijk, thuis of onderweg. Op je computer (Windows en Mac), in Outlook op het web en zelfs op je telefoon. Geen VPN, geen gedoe.
Een ingebakken uitbreiding op Exchange Online
Veilig mailen is geen los programma. Het is een uitbreiding die we inbakken in je zakelijke e-mail met Exchange Online. Je mailadres, je mailbox en je Outlook blijven precies hetzelfde.
Exchange Online zit standaard in al onze werkplekken. Zo bouw je veilig mailen op een stevige basis: met back-up, tweestapsverificatie en beheer door ons.
Zo werkt het, in 4 situaties
Je mailt zoals je gewend bent. De koppeling zorgt dat elke mail op de juiste manier verstuurd wordt.
Je mailt een patiënt
Klik op Veilig verzenden. De patiënt krijgt een melding per mail en een persoonlijke code per sms. Daarmee opent hij of zij het bericht in een beveiligde omgeving en kan veilig reageren. Geen 06-nummer bij de hand? Dan komt de code per mail.
Je mailt een andere zorgverlener
Is de huisarts, apotheek, het ziekenhuis of de collega ook aangesloten? Dan gaat je mail vanzelf veilig en hoeft de ontvanger geen code in te voeren.
Je ontvangt mail van een andere zorgverlener
Stuurt een aangesloten zorgverlener jou veilige mail? Die komt gewoon binnen in je eigen inbox. Geen code, geen aparte omgeving en geen extra inlog. Je leest en beantwoordt het bericht zoals elke andere mail.
Je mailt een leverancier of iemand anders
Gewoon mailen, vanaf hetzelfde adres. Zonder code en zonder extra stappen. Niet elke mail is immers gevoelig.
Onderweg?
Ook op je telefoon kun je veilig mailen. Zet een kort codewoord in het onderwerp en de mail gaat vanzelf veilig de deur uit. Welk woord dat is, leggen we uit bij de oplevering.
Het verschil
Zonder Rinqel
- Twee mailadressen en twee mailboxen
- Bij elke mail kiezen: veilig of gewoon?
- Apart inloggen om veilige mail te lezen
- Kans op fouten door het verkeerde adres
- Vaak alleen op de praktijk of via een VPN
Met Rinqel
- Eén mailadres voor alles
- Veilig mailen met één klik, vanuit je eigen Outlook
- Veilige mail van collega's komt in je gewone inbox
- Mail naar aangesloten zorgverleners gaat vanzelf veilig
- Overal: computer, web en telefoon
Wat levert het je op?
Eén adres, één inbox
Geen tweede mailadres en geen aparte mailbox meer. Alles staat overzichtelijk bij elkaar.
Gewoon in je eigen Outlook
Op Windows en Mac, in Outlook op het web en op je telefoon. Je hoeft niets nieuws te leren.
Zekerheid over de ontvanger
Aangesloten zorgverleners zijn vooraf gecontroleerd. Je weet dus met wie je mailt.
Makkelijk voor patiënten
Patiënten openen je bericht met een code per sms. Een account of app is niet nodig.
Overal, zonder VPN
Op de praktijk, thuis of onderweg. Geen ingewikkelde verbinding nodig.
Volgens de norm
De techniek richten we in volgens NTA 7516, de norm voor veilig mailen in de zorg.
NTA 7516? Wij regelen de techniek.
NTA 7516 is de Nederlandse norm voor veilig mailen in de zorg. Mail je gezondheidsgegevens? Dan wordt van je verwacht dat je aan deze norm voldoet.
Wat wij regelen
- Tweestapsverificatie op alle accounts
- De beveiliging van je mailadres en domeinnaam (zoals DKIM, DMARC en DNSSEC)
- Het kenmerk in je domeinnaam dat laat zien dat je volgens de norm mailt
- De knop Veilig verzenden in Outlook, voor iedereen in de praktijk
- De koppeling met de leverancier, getest en wel
Wat je zelf doet
- De verklaring tekenen dat je praktijk aan de norm voldoet (die krijg je van de leverancier)
- Afspraken maken in de praktijk over veilig mailen
- 06-nummers van patiënten vastleggen, zodat de code per sms kan
Wij helpen je graag op weg, maar de verklaring teken je zelf. Zo werkt de norm nu eenmaal.
Zo regelen we het, in 4 stappen
Jij tekent één contract. Wij doen de rest en leveren het werkend op.
Kennismaken
We bespreken hoe jullie nu mailen en wat je nodig hebt. Kort en zonder verkooppraatje.
Jij tekent het contract met de leverancier
Je krijgt een offerte rechtstreeks van de leverancier. Akkoord? Dan teken je het contract met hen. Dat is het enige wat je zelf hoeft te doen.
Wij koppelen en testen
Wij schakelen met de leverancier en richten Microsoft 365, je domeinnaam en Outlook in. Daarna testen we of alles goed werkt.
Werkend opgeleverd
We leveren het werkend op en leggen kort uit hoe het werkt. Vragen achteraf? Gewoon bellen.
Wat kost het?
Het abonnement voor veilig mailen sluit je rechtstreeks af bij de leverancier. Zij maken een offerte op maat en sturen hun factuur direct naar jou, zonder tussenkomst van ons. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
Al klant bij Rinqel? Dan kun je veilig mailen op elk moment toevoegen. Het hoeft dus niet meteen bij de start.
Nog geen klant? Welkom!
Wij koppelen veilig mailen alleen aan een Microsoft-omgeving die wij zelf beheren. Zo weten we zeker dat alles goed is ingericht én goed blijft werken. Updates, beveiliging en de koppeling met de leverancier: wij houden het in de gaten.
Werk je nu nog met een andere IT-partij? Dan nemen we eerst het beheer van je Microsoft 365 over. Daarna koppelen we veilig mailen.
Voor wie is dit?
Voor elke zorgverlener die gevoelige informatie mailt. Bijvoorbeeld:
- Huisartsen en gezondheidscentra
- Fysiotherapeuten, tandartsen en andere paramedici
- GGZ-praktijken, psychologen en jeugdzorg
- Thuiszorg en kleinere zorgorganisaties
Veelgestelde vragen
Moet ik een nieuw mailadres?
Nee. Je houdt gewoon je eigen mailadres. Dat is juist het mooie: één adres voor gewone én veilige mail.
Wat merkt de patiënt?
De patiënt krijgt een mail met een link en een code per sms. Daarmee opent hij of zij het bericht in een beveiligde omgeving en kan veilig reageren. Een account of app is niet nodig.
Wat als ik geen 06-nummer van de patiënt heb?
Dan krijgt de patiënt de code per mail. Per sms is wel veiliger, dus leg het 06-nummer vast als dat kan.
Kan ik ook vanaf mijn telefoon veilig mailen?
Ja. Zet een kort codewoord in het onderwerp en de mail gaat vanzelf veilig. Mail naar aangesloten zorgverleners gaat ook vanaf je telefoon automatisch veilig.
Werkt het ook op een Mac en in de nieuwe Outlook?
Ja. Het werkt in Outlook op Windows en Mac, in Outlook op het web en op je telefoon.
Moet ik op de praktijk zijn of een VPN gebruiken?
Nee. Het werkt overal waar je internet hebt: op de praktijk, thuis of onderweg.
Kan ik ook veilig mailen vanaf een gedeeld adres, zoals info@?
Ja. Ook vanaf een gedeeld adres kun je veilig mailen.
Wat kost het?
Het abonnement loopt via de leverancier. Je krijgt van hen een offerte op maat en zij factureren rechtstreeks aan jou.
Kan ik het later nog toevoegen?
Zeker. Ben je al klant? Dan koppelen we veilig mailen op elk moment voor je.
Voldoe ik hiermee aan NTA 7516?
Wij richten de techniek in volgens de norm. Daarnaast vraagt de norm een paar dingen van de praktijk zelf, zoals afspraken over veilig mailen en een getekende verklaring. Daar helpen we je graag mee op weg.
Benieuwd wat dit voor jouw praktijk betekent?
We vertellen je graag hoe het werkt. Geen verkooppraatje, gewoon een eerlijk gesprek over veilig mailen in jouw praktijk.